Mit Kreativität und Köpfchen

Ein komplett anderes Universum«: Das war die KONSENS-Welt für Carolin Rubach, als sie im Juli 2021 ihre Position als Leiterin der Zentralen Organisationseinheit Qualitätsmanagement, kurz ZOE QM, in Hannover antrat. »Alles war neu, dazu die vielen Akronyme und Abkürzungen. Anfangs verstand ich oft nur Bahnhof«, sagt sie. Kaum überraschend: Immerhin arbeitete die 28-Jährige zuvor bei einem großen Touristikkonzern, war dort für Qualität und Konzept bei einer der Hotelmarken verantwortlich. Doch die Pandemie hatte die Branche hart getroffen und Rubach wollte sich weiterentwickeln. Ihre Kenntnisse des Qualitätsmanagements künftig in den Dienst der Steuerverwaltung zu stellen, versprach Stabilität in unsicheren Zeiten, die Leitungsposition einen größeren Gestaltungsspielraum.

Mittlerweile ist das »andere Universum« auch dank des KONSENS-Lexikons zu Rubachs Welt geworden – und sie selbst ein Teil davon. Vor allem hat sich die ZOE QM als wichtige Schnittstelleninstanz etabliert; das inzwischen siebenköpfige Team steht mit den anderen Zentralen Organisationseinheiten genauso in Kontakt wie mit vielen der 19 KONSENS-Verfahren, in denen die Steuer-IT gemeinsam weiterentwickelt wird. »Wenn man sich KONSENS als Maschinerie vorstellt, ist es unser Ziel, dass alle Zahnräder optimal ineinandergreifen«, sagt sie. Der Fokus liege auf der Prozessqualität.

Hier setzt das Qualitätsmanagement auf Transparenz: mit dem neuen Prozessmodell, das Standards für die Prozesse bei KONSENS definiert, indem es die komplexen Abläufe in ihrer Gesamtheit offenlegt. In Dokumenten wie dem Qualitätsmanagement-Handbuch, in Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ist festgehalten, in welchen Schritten die Softwareentwicklung bei KONSENS abläuft, von der ersten Anforderung bis hin zur Betriebsüberführung. Schon zuvor habe es solche Dokumente gegeben. Neu sei die systematische Verknüpfung von Prozessen durch das Modell, so Rubach – und dass alle Beteiligten dieses über ein Online-Portal offen einsehen können. Schließlich hilft es bei der Einarbeitung oder der Qualitätssicherung, wenn jede und jeder weiß: Was passiert innerhalb der KONSENS-Maschinerie? An welchem Hebel befinde ich mich? Welche Zahnräder muss ich wie bewegen? Und welche Auswirkungen hat das auf das Getriebe? »Die Etablierung dieses Modells ist ein enormer Meilenstein der letzten zwei Jahre. Es schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Prozessmanagement im Gesamtvorhaben KONSENS.« Angesichts der Vielzahl an Köpfen und Stimmen und deren heterogenem Hintergrund sei der Weg dorthin allerdings oft herausfordernd gewesen – ein echtes Stück Pionierarbeit eben. »Ich habe zuvor in einem internationalen Umfeld gearbeitet. Gleich in meinem ersten Gespräch mit der Gesamtleitung wurde ich vorgewarnt, dass das föderale Umfeld sehr viel komplexer sei. Das kann ich mittlerweile bestätigen«, sagt Rubach augenzwinkernd.

Das Interview im O-Ton finden Sie hier.

WEG VOM PAPIER, HIN ZUR eAKTE

Bei der Oberfinanzdirektion Karlsruhe kennt Jürgen Häfner dieses Umfeld und die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg seit mehr als 15 Jahren. Er war dabei, als 2006 im Landeszentrum für Datenverarbeitung die vorbereitenden Arbeiten für eine zentrale Ablageplattform für Dokumente starteten. Bis heute beschäftigt er sich als Verfahrensmanager SESAM (= Steuererklärungen scannen, archivieren und maschinell bearbeiten) und GDA (= Gesamtdokumenten- und Datenablage) mit den Herausforderungen, die rundherum entstehen. »Die zugrunde liegenden Programme sind konsequent fortzuentwickeln«, sagt er. »Wie können wir von neuen Technologien profitieren?« sei eine wiederkehrende Frage. In SESAM gehe es mittlerweile etwa nicht nur darum, die klassischen Vordrucke der Steuerverwaltung zu digitalisieren, sondern beim gesamten Schriftverkehr »weg vom Papier« zu kommen. »In der IT dreht sich die Welt ständig weiter. Indem wir Innovationen im Blick behalten und für uns nutzen, halten wir Schritt.« 

Mut zur Umsetzung, Experimentierfreude, offenes Denken: Das sind Dinge, die Häfner deshalb in seinem Team fördert. Dass er so auch nach mehr als 25 Jahren Arbeit für die Steuer-IT täglich dazulernen kann, schätzt der Finanzbeamte an seiner Arbeit ganz besonders. So wie die Flexibilität durch Gleitzeit, mobiles Arbeiten und digitale Meetings, die es ihm als Vater von drei Kindern erlauben, seinen Arbeitstag in aller Frühe zu beginnen. Betritt er morgens um 6:30 Uhr sein Büro, erwartet ihn dort mit dem Projekt »eAkte für Gerichte inklusive Dokumentenworkflow« eines von mehreren Pilotprojekten zur Umsetzung der technischen Zielarchitektur 2025. Worum es dabei geht? Die eAkte könne man sich als intelligenten Dokumentenspeicher mit Bearbeitungsfunktionen wie zum Beispiel »Durchsuchen« oder »Neu zusammenstellen« vorstellen. Ziel ist eine vollumfängliche, einheitliche und medienbruchfreie Akte, um die heute teilweise noch papierbasierte Zusammenarbeit mit der Justiz bis 2026 umfassend zu digitalisieren. Das erleichtert die kollaborative Zusammenarbeit, weil Bearbeiterinnen und Bearbeiter schneller Zugriff auf Dokumente bekommen. »Die eAkte für Gerichte hat unter anderem den Vorteil, dass man die darin enthaltenen Dokumente effizienter verwalten kann«, sagt Häfner. »Derzeit arbeiten wir an einem Proof of Concept, um zu zeigen, dass das Ganze in der Praxis funktioniert, wovon wir überzeugt sind.«

AGIL WERDEN, UP TO DATE BLEIBEN

Einige hundert Kilometer rheinabwärts in Düsseldorf hat Tobias Jacobs ebenfalls eines der KONSENS-Pilotprojekte auf seinem Schreibtisch, »PD Neu« – was bedeutet, dass der Verfahrensmanager die Prüfungsdienste (PD) fit für die Zukunft macht. Der Anspruch ist hoch: »Wir wollen die Prüfungsdienste komplett neu denken, technisch auf den neuesten Stand heben, Prozesse neu gestalten und neu strukturieren«, fasst er zusammen. Schließlich stammt ein Teil der Software in ihren Grundzügen noch aus D-Mark-Zeiten, das Anwendungsfeld ist derzeit auf die klassische Betriebsprüfung beschränkt. Doch nur einzelne Bausteine zu erneuern und mehrere Projekte mit demselben Ziel parallel laufen zu lassen, sei nicht sinnvoll. Ein großer Aufschlag musste her: »Wir haben deshalb in einem Vorprojekt analysiert, wo wir eigentlich hinwollen, welche Ziele und welche technischen Schwerpunkte wir haben«, sagt der 33-Jährige, der vor drei Jahren ins KONSENS- Team kam. Wie Behörden an IT-Projekten arbeiten, war ihm allerdings schon vertraut: Vor seinem Masterabschluss in Wirtschaftspsychologie war Jacobs als Wirtschaftsinformatiker bei der Stadt Köln beschäftigt. 

So wie die »eAkte für Gerichte inklusive Dokumentenworkflow« richtet sich auch PD Neu an der technischen Zielarchitektur 2025 aus, die für die Verwendung aller KONSENS-Projekte erprobt wird und beispielsweise Prozessabläufe und die Softwarebasis vorgibt. Man setzt auf einen modularen Aufbau mit Microservices, die IT-Entwicklung erfolgt agil statt wie bisher üblich per Wasserfallmethode in vordefinierten Phasen. Der Projektablauf bekommt so moderne, zeitgemäße Strukturen. »Beim agilen Vorgehen ist man aktiv beim Entwicklungsprozess dabei und kann permanent an den Stellschrauben drehen«, sagt Jacobs. »Gerade bei hochkomplexen Themen ist es von Vorteil, wenn man jederzeit überprüfen kann: Sind wir noch auf dem richtigen Weg?« So könne man rechtzeitig und effizienter nachsteuern. »Wir sammeln beim agilen Arbeiten viele wichtige Erfahrungen, spüren aber auch die Herausforderungen.« Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Während es heute bei KONSENS zwei Software-Releases im Jahr gibt, sollen künftig deutlich häufiger aktualisierte Versionen gelauncht werden können. »Wir bauen hier gerade neue Strukturen auf, die für Tempo und Qualität sorgen. Ich denke, dass sich KONSENS dadurch in den nächsten Jahren komplett wandeln wird«, so Jacobs.

SCHNELLERE ABLÄUFE: DAS ZIEL VOR AUGEN

Zu diesem Wandel trägt auch die Arbeit von Dr. Karl Mühlbauer in München bei: Als Referent der Zentralen Organisationseinheit Vorhabensmanagement (ZOE VHM) ist der Wirtschaftsinformatiker aktuell für die Einführung des neuen Planungs- und Priorisierungsprozesses verantwortlich. »Die wichtigste Neuerung ist, dass KONSENS die Planung dadurch noch stärker an Zielen ausrichtet«, betont er. Im Ergebnis führt auch das zu mehr Geschwindigkeit und höherer Effizienz: »Wir werden zielorientierter, der Planungsaufwand sinkt und der ganze Prozessablauf wird verkürzt.« Die Verfahren bekommen durch klar ausformulierte Planungsschwerpunkte sowie strategische und operative Ziele mehr Planungssicherheit. Auch das Anmelden, Planen und Priorisieren der Entwicklungsaufgaben wird einfacher. Schneller soll damit der sogenannte Vorhabensplan fürs Folgejahr stehen. Darin ist festgehalten, wie sich das Budget aufteilt und welche IT-Aufgaben und Software-Applikationen KONSENS tatsächlich umsetzt.

»In der Ausführung ist der neue Planungs- und Priorisierungsprozess eine Teamleistung der Zentralen Organisationseinheiten wie der ZOE VHM, der ZOE Anforderungsmanagement und der ZOE Multiprojektmanagement, der Entwicklungsleitungen, der Gesamtleitung, der Steuerungsgruppe IT und natürlich der Verfahren, die die ganzen Planungen durchführen«, sagt Mühlbauer, der als federführender Referent die Steuerung übernommen hat. Wie gut die Abstimmungen im Vorhaben sogar über die vielen unterschiedlichen Standorte hinweg funktionieren, ist für den Quereinsteiger nach drei Jahren KONSENS ein wirkliches Highlight seiner Arbeit. »Man muss sich nur mal anschauen, was KONSENS allein in den letzten zwölf Monaten auf den Weg gebracht hat. Das zeigt doch: Wir haben Pioniergeist – und der spiegelt sich auf allen Ebenen wider.«